公司(企业)档案管理制度

企业档案管理制度

1。 总则

1。1目的

为规范公司档案管理工作， 保*档案的完整*和保密*，使之有章可循，

特制定本制度。

1。2 适用范围

本制度适用公司范围的文书、技术、实物、照片以及磁*载体档案的管理；

会计档案管理不适用本制度，另见<会计档案管理制度>。

1。3 职责、权限

由公司档案管理部门统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、统计和

提供利用工作，公司所有职员予以配合。

2。 档案立卷、归档程序

2。1 资料归档范围

公司归档范围如下，下述归档文件一律规定为档案原件。

(1)公司设立、变更的申请、审批、登记营业或终止、清算等方面的文件材料。

(2)涉及商业秘密方面的信息情报、教育培训方面的文件材料。

(3)*或上级部门下达的批文*件资料。

(4)公司装修方面的合同文本和来往收据凭*资料。

(5)公司内外签定的全部合同书。

(6)仪器、设备方面的合格*、保修卡、保险单等文件资料。

(7)公司内部决议、决定、条例、规章制度、聘书等法规*文件及各类会议文件、

重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

(8)科研、技术引进、专利、文件、报批、批文、科技讨论会记录等方面的材料。

(9)其他具有利用和保存价值的文件材料。

2。2文件点收

(1)检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。

(2)文件如已抽查，应由档案主管签字确认。

(3)文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办人补全。

(4)与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办人。

(5)对遗缺不全的档案，采取措施，积极收集齐全。

(6)及时催办已办理完毕的文件上交回收。

2。3档案整理

2。3。1文件整理归档

(1)中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订

为原则。

(2)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理

齐钉牢。

(3)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使

其整齐。

(4)案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底

稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印2份。

(5)整理案卷，使之厚度适宜，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；

字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷端正书写标题。

(6)对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按

一定次序排列和存放。

2。3。2档案编号

档案严格按照分类、排列、目的的整理步骤进行全面、系统的整理，并做电

子目录方便日后检索。档案编号有英文字母以及阿拉伯数字组成，具体说明如下:

8、9、10位代表流水号001~999

5、6、7位为档案柜号 3、4位为各单位编号

1、2位公司名称

2。3。3档案的保管

(1)永久保存包括:公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、股东会

及股东会记录、财务报表、*机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭*、技术数据资料、重大技术开发委托合同、其他需要永久保存的文书。

(2)10年保存包括:预算、决算书类、会计凭*、计划资料、其他经核定

须保存10年的文书。

(3)5年保存包括:期满或解除的合约、其他经核定需要保存5年的文书。

(4)1年保存。结案后无长期保存必要者。

(5)各种规章由规章管理部门永久保存。

(6)防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。

(7)公司设立专门位置、[专用档案文件柜"保存档案。

(8)做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、

防强光等工作，门窗应结实牢固。

(9)每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破损和退*的

材料进行修补和复制。

3。 档案的保密

对公司重要文件档案的保密措施详见<公司保密制度>章程。

4。 档案的使用

4。1档案的借阅

(1)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写<调卷单>经总经

理核准后向档案管理人员当场调阅，当场调阅当场归还，本公司未设立档案室，这里的当场是指在档案管理员面前调阅，严禁擅自将档案带离出公司。如需将档

案带离出公司必须经执行董事签字批准。

(2)档案管理人员接到<调卷单>，经核查后，取出该档案，并在<调卷单>上填注调阅日期、调阅人员、调阅原因、调阅时间、核准人签字等，将档案交给调卷人员。

(3)*有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案时，经执行董事批准后公司予以配合、协助。

4。2档案的归还

(1)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整*，不得翻拍，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应在第一时间报告执行董事处理。

(2)档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确*。

(3)档案归还时发生损坏、丢失的，并且对公司造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。

5。 档案的销毁

(1)对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

(2)办理销毁手续，经执行董事批准，方能销毁。

(3)档案销毁时档案员要在销毁清册上[销毁情况"一栏注明[已销毁"字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。

6。 附则

(1)档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

(2)公司终止、解散时，档案应移交相关控股股东、主管部门。

(3)公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

本制度即日起颁发并生效。

执行董事签章:

签章日期: 年 月 日

• 公司制度档案管理制度

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