政务会议接待礼仪了解到会议接待是政务接待部门一项经常*的工作,政务会议接待礼仪通过介绍会议接待前的准备、会议接待引导礼仪、会议服务礼仪等内容,帮助会议接待人员提升职业素质和礼仪修养,确保会议接待过程的统一、规范、流畅,使各个环节、方面,都体现出较高的职业水准和礼仪水准,通过优质服务、文明服务,展现接待地的文明礼仪形象。
政务会议接待礼仪之接待前准备
1、确定接待规格
会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作*会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。
2、发放会议通知
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。
会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。
3、会场的选择和布置
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到大小适中、地点合理、附属设施齐全、有停车场。
4、会议资料的准备
现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当。这些资料包括桌椅、名牌、茶水、签到簿、名册、会议议程、黑板、白板、笔等。
5、接待人员提前入场
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。
政务会议接待礼仪之引导礼仪
1、陪同客人行进的位次
首先要把墙让给客人,让客人在右边;陪同引导的标准位置是在客人的左侧前方1米到1.5米左右。如果客人认路,客人应走在前方。
2、上下楼梯时
一般情况下,女士先行,但是当女士穿短裙时则男士要走在前边。
3、*展会时
*惯例,排列顺序时按照拉丁字母排序,联合国开会则是每次抽一个字母排在前面。
政务会议接待礼仪之会议服务礼仪
1、例行服务
会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求,应有求必应。
2、餐饮安排
举行较长时间的会议,一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方。如果必要,还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
3、现场记录
凡重要的会议,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
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