律师业务档案管理制度
2013年11月13日修订
根据司法部、国家档案局制定的<律师业务档案立卷归档办法>、<律师业务档案管理办法>和市司法局的要求,结合本所律师办案实际情况,制定本所律师业务档案管理制度如下:
第一条、本所档案工作由办公室统一管理,办公室设兼职档案管理员一人,具体负责档案审查、归档、保管等工作。
第二条、律师业务档案分类和立卷范围。
1、诉讼类:刑事代理、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理、仲裁代理等。
2、非诉讼类:法律顾问、执行代理、合同审查、咨询代理及其它非诉讼业务等。
第三条、律师业务档案的内容和排列顺序。
1、刑事代理:
目录;收案审批表;收费凭*;委托代理合同;委托书或指定书;受理案件谈话笔录、阅卷笔录;会见犯罪嫌疑人笔录;*人笔录;调查材料;承办律师的辩护或代理意见;案件集体讨论记录;起诉书、上诉书;辩护词或代理词;出庭通知书;裁定书、判决书;上诉书、抗诉书;超期未归档案件情况说明表;服务质量监督卡;结案报告。
2、民事代理: 目录;收案申请表;收费凭*;委托代理合同;授权委托书;起诉状、上诉状或答辩状;受理案件谈话笔录;阅卷笔录;调查材料;诉讼保全申请书、*据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书;集体讨论记录;代理词;出庭通知书;庭审笔录;判决书、裁定书、调解书;超期未归档案件情况说明表;上诉书;服务质量监督卡;办案小结。
3、法律顾问: 目录;收案审批表;收费凭*;法律顾问合同;聘方基本情况介绍;法律顾问工作记录表、办理各项法律事务的记录和有关材料;律师出具的法律意见或草拟的法律文书;法律顾问工作小结;服务质量监督卡。
4、非诉讼案件代理: 目录;收案审批表;委托代理合同;授权委托书,受理案件谈话笔录;委托人提供的*据材料;调查材料;律师出具的法律意见、草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等;服务质量监督卡;结案报告。
5、行政诉讼代理、仲裁代理参照民事代理卷。咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列,涉外类卷分别参照国内同类卷。
第四条、承办律师在接受委托时,即应注意收集保存有关资料,着手立卷的准备工作;律师应在法律事务完毕后,即全面整理检查办理该项法律事务的全部文书材料,补足遗漏材料,去掉不必立卷归档及重复材料。
第五条、承办律师按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、卷底的顺序排列、装订成卷,本所档案管理人员予以指导。装订案卷必须遵守下列规定:
1、案卷装订必须一案一卷,每件案件的案卷材料中,只能有一份判决书或调解书,案件的一、二审、再审及由同一事实引发的多个诉讼案件,办案律师必须以法院立案情况为据,每一案件(审级)立一案卷,不得多案装订于一卷。
2、卷内目录必须采用本所局域网公布的目录格式,律师个人不得擅自变更。
3、卷内目录的时间采用六位数字,前两位为年度,之后为月份,最后两位为日期,个位数的月、日用0表示,中间不用标点分割。
4、卷内目录中的页号仅需填写文件首页的页号,不得填写为**--**;卷内页号必须使用阿拉伯数字标注,页号标注于案卷内页右上角;双面均有内容的,双面均须标注。
5、卷内目录必须按照本规定第三条规定的内容逐项填写,特别是有下划线注明的文件,必须订入案卷,因故无法入卷,须书面说明不能入卷的理由,并将说明页订入案卷。
6、卷内收费*、代理合同可使用复印件,但须写明使用复印件的原因,并由部门主任签字确认;
7、收案审批表、授权委托书等文书材料必须使用原件归档;
8、质量监督卡应使用原件订卷归档,当事人住所较远,提交原件不方便的,也可使用传真件归档,但不允许使用复印件归档。
9、结案时间超出判决、调解书制作日期3个月的,办案律师必须书面说明,否则,将按照逾期归档予以处理。
第六条、为督促办案人员及时制作业务档案,在立卷前财务部门暂扣应提酬金的10%不予发放,待档案管理人员审查合格签字后方可发给。
第七条、承办律师应在法律事务办结后二个月内整理案卷,装订成册,交档案管理人员进行审查合格后,与档案管理员办理案卷交接手续。
第八条、本所档案管理人员接收案卷后,按规定办理归档手续,并在本所管理系统中予以登记。
第九条、本所档案管理人员对律师业务档案,应妥当保管,不得损坏、丢失。
第十条、为发挥律师业务档案的作用,建立档案借阅制度,除办案律师外,其他人借阅案卷,须持有案件代理律师的书面同意函。档案借阅须办理登记,借阅人须妥善保管案卷,不得遗失、损毁。除档案管理人员外,任何人未经允许不得擅自进入档案室或取用已归档案卷。
第十一条、一审由中级或基层*法院受理的民、行政、执行及非诉讼案件,案卷最低保管期限为15年;一审由高级或最高*法院受理的民、行政、执行案件,案卷最低保管期限为30年;办案律师认为有必要,可予以延长。
一审由基层*法院受理的刑事案件,案卷最低保管年限为15年;一审由中级或以上级别*法院受理的刑事案件,案卷最低保管年限为30年;被告被判无期徒刑以上刑罚的案件,案卷保管期限为永久。
第十二条、承办律师装订案卷时,须将案件类别、承办律师事务所、承办律师、委托人、对方当事人、对方委托代理人、案由、收结案日期、审理法院、审级、法院收案号、审理结果、归档日期、立卷人、保管年限、卷内页数、备考表及案卷封底需填写的内容填写完毕。
第十三条、本制度自公布之日起施行。
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