集团公司档案管理制度汇编77p

发布时间:2018-02-08 17:38:24 分享:小艾-艾如果  阅读:0

档案管理暂行规定

第一章 总则

第一条 为了加强集团公司档案管理,有效保护和利用档案,更好地为集团公司各项工作服务,根据<中华人民共和国档案法>等有关法律、法规、国家档案局、国家经贸委、国家计委联合发布的<企业档案工作管理规定>(档发[2002]5号)和江苏省、南京市的有关规定,特制定本暂行规定。

第二条 公司档案是公司在各项活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条 公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分,是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。档案工作实行统一领导、分级管理的原则,各部门和个人不得私自留用。集团公司档案管理制度汇编77p

第二章 档案管理体制

第四条 集团公司档案工作由总经理(或副总经理)分工领导,并列入公司领导议事日程。各分公司要指定一名领导分工负责本单位的档案工作。

第五条 集团公司总经理办公室负责公司档案管理工作,接受上级档案部门和公司领导的监督和检查。各分公司办公室负责本单位档案管理工作,接受本单位领导和集团公司总经理办公室的监督和检查。

第六条 集团公司总经理办公室设档案库房,集中管理集团公司档案。有条件的分公司和控股子公司可设档案库房,集中管理本单位的档案。

第七条 集团公司总经理办公室、集团公司各部门、分公司及控股子公司设专职或兼职档案员。集团公司档案管理制度汇编77p。专职或兼职档案员负责日常工作中文件、材料的收集、保管、整理和移交工作。在档案业务上接受集团公司总经理办公室的指导。

第八条 档案工作人员要不断提高政治和业务素质,认真执行党和国家的方针政策及本公司的档案管理制度和保密规定。

第三章 文件材料的形成与归档

第九条 集团公司总经理办公室根据国家法律、法规和上级部门的规定,分别制定各类文件材料的归档办法。文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作和文书处理的程序。

第十条 公司各项活动中形成的文件材料(含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、磁盘、光盘、实物)由各部门、单位兼职档案员负责积累、整理归档。 第十一条 文件材料归档的基本要求 (一) 归档的文件材料必须完整。

(二) 归档的文件材料必须准确地反映本单位各项活动的真实内容和历史过程。

(三) 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律,http://tongxiehui.net/by/136923.html并注明保管期限。 (四) 需归档的文件材料应书写清楚、字迹端正、图样清晰,文件书写和载体材料能耐久保存,不能用复写纸、铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水书写。 (五) 文件材料的整理符合规范。

(六) 归档的电子文件,应有相应的纸质材料一并归档保存。 第十二条 各类档案应分别制定归档范围。 第十三条 归档时间

(一) 各部门、单位工作中形成的党群工作档案、行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案的归档文件材料,在次年四月底之前由各部门、单位兼职档案员收集、分类整理,经本部门、单位负责人审定后,向档案管理部门移交。 (二) 基本建设档案资料在任务完成后或某一项工作结束后,将应归档的文件材料及时整理,组成保管单位,经有关负责人审定后,向总经理办公室移交。 (三) 设备仪器档案、干部职工档案材料及声像光磁档案应随时归档。 (四) 各单位形成的会计档案于次年四月底前由各单位兼职档案员负责整理立卷或装订成册后移交本单位财务部门保管,两年后移交档案管理部门统一保管。 第十四条 一般档案归档一式一份,比较重要的和利用频繁的档案归档一式两

份。

第十五条 各部门、单位档案归档时需严格办理移交手续,由各部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,会签后的移交清单由档案管理部门和移交部门、单位各保存一份。

第十六条 档案材料的形成、积累、整理和归档工作要列入公司各部门、单位工作计划,列入有关部门、单位的职责范围和有关人员的岗位责任制。

第十七条 本公司科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必须有总经理办公室档案人员参加。文件材料不完整、不准确,不能进行鉴定、验收。

公司新购设备、重要仪器和引进项目的文件材料到货时,有关专业部门应会同档案管理部门检查验收文件材料,并及时归档;公司新购车辆,由接车负责人将随车技术文件材料及维修资料统一清点保管,回公司后交档案管理部门存档。重复的随车(机)技术文件经办理登记手续后可交由安全机务部及车辆修理单位保管。 第十八条 各部门、单位工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时到档案管理部门归档。 第十九条 要做好公司内部机构、分公司撤销、合并、分立时和收购兼并企业的应归档文件材料的交接工作。

第二十条 集团公司总经理办公室对集团公司范围内档案的形成、积累、整理和归档工作有权进行指导、督促、检查。

第四章 档案的管理

第二十一条 总经理办公室根据国家有关规定制订集团公司档案分类编号办法。集团公司档案分为以下九类:

a党群工作类

b行政管理类 e基本建设类

c经营管理类 f设备仪器类

d生产技术管理类 g会计档案类

h干部职工档案类 i声像光磁类

第二十二条 档案编目与编制检索工具

要编写档案总目录,各类档案要各自编写分类目录,并根据实际需要编写档案检索目录。著录方法按中华人民共和国档案行业标准<档案著录规则>(da/t18-1999)执行。

第二十三条 存放档案必须用专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。 第二十四条 每年进行一次库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时,要说明原因,并保存依据。

第二十五条 档案库房管理按<档案库房管理暂行规定>执行。

第二十六条 档案管理部门要建立健全档案统计工作,统计数据以原始记录为依据,要做到准确、可靠。档案统计工作按<档案统计工作暂行规定>执行。 第二十七条 公司档案管理现代化应与信息化建设同步发展,档案管理部门要做好档案现代化管理基础工作,逐步采用电子计算机、现代光学技术等先进手段进行档案管理。

第五章 档案的鉴定和销毁

第二十八条 根据国家和上级部门的规定,编制本公司各类档案保管期限表。档案保管期限分永久(50年以上)、长期(15-50年)、短期(15年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:

(一) 对本公司有长远利用价值的档案应永久保存;

(二) 对本公司在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存; (三) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。永久、长期、短期档案应采用三种不同的色标区分,永久为红色,长期为蓝色,短期为黄色。 第二十九条 档案鉴定和销毁工作按<档案鉴定和销毁暂行规定>执行。

第六章 档案的借阅与保密

第三十条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容。档案管理

部门应积极开展档案提供利用工作,为公司的各项工作服务,要做到三个面向,即:面向生产、技术,面向经营管理,面向部室、基层。

第三十一条 档案管理人员应当熟悉档案分类排架情况,做到迅速、准确地提供档案,为查阅人员服务。

第三十二条 档案的查阅、借阅按<档案查阅借阅暂行规定>执行。 第三十三条 档案的保密工作按<档案资料保密暂行规定>执行。

第七章 附则

第三十四条 本暂行规定中涉及的有关各类档案管理中的具体问题分别按照本公司<党群工作档案管理办法>、<行政管理档案管理办法>、<经营管理档案管理办法>、<生产技术管理档案管理办法>、<基本建设档案管理办法>、<设备仪器档案管理办法>、< 会计档案管理办法>、<干部职工档案管理办法>、<声像光磁档案管理办法>的有关规定执行。

第三十五条 本暂行规定由集团公司总经理办公室负责解释。 第三十六条 本暂行规定自发布之日起执行。

附件一:南京****(集团)股份有限公司档案管理体系图 附件二:档案管理部门职责范围及各类档案工作人员职责

附件一 南京****(集团)股份有限公司档案管理体系图

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附件二

档案管理部门职责范围及各类档案工作人员职责

一、档案管理部门职责范围

1、负责本单位各类档案的统一管理,负责对本单位的技术图书资料实行业务管理,并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具,积极开展档案的提供利用工作。

2、贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策,制订本企业档案管理制度。

3、负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作,提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划,会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。

4、做好各类档案的管理和统计工作,编制各种专题目录、索引及汇编资料,办理档案的借阅手续,负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实,确保档案的完整和安全。

二、档案工作人员岗位职责

(一) 公司分管档案工作的领导的档案管理职责

1、主管公司的档案管理工作,熟悉并贯彻执行<档案法>等法律、法规、条例和规定。

2、掌握档案信息情况,组织推广档案信息的开发利用,解决公司档案管理中的重大问题。

3、督促档案管理部门建立健全档案管理制度,配置适宜保管档案的库房和设施,采用现代先进的技术设备,确保档案管理的有效进行。

4、听取档案管理部门关于档案工作的汇报,了解情况,检查、指导档案管理工作。

(二) 档案管理部门负责人管理职责

1、在上级业务部门和本单位分管档案工作的领导的指导下,负责档案业务

工作的管理,定期召开档案管理工作会议,传达上级指示精神,布置、检查、总结工作。

2、带头贯彻执行国家<档案法>等法律、法规、先例及规定,组织制订公司档案管理制度。

3、根据上级业务部门及公司的工作安排,负责起草年度档案工作计划和档案工作发展规划,熟悉档案管理各岗位人员的职责和工作质量,安排和组织好档案管理的业务培训,不断提高业务水平。

4、及时检查和总结档案管理工作,经常向主管领导汇报工作。 (三) 档案管理部门专职或兼职档案员岗位职责

1、在档案管理部门负责人的领导下,做好档案的管理工作,热爱本职工作,认真学习业务,熟悉档案业务知识,努力为公司各项工作服务。

2、熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度,负责接收各部门、单位移交的各类归档材料,做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。

3、保护档案的安全,坚持做好[七防"工作。

4、努力做好档案的利用服务工作,编制多种检索工具及公司[大事记"等有关汇编材料。

5、协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。 6、严格遵守保密规定,不得泄露档案的机密内容。

7、参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验,并做好记录。

8、负责档案的鉴定和销毁工作,并把好销毁中的复查、审批和监销关。 9、积极完成领导交办的其它工作。 (四) 各部门或单位负责人档案管理职责

负责抓好本部门或单位的档案工作,检查、督促本部门、单位兼职档案员和有关人员把工作中形成、积累、整理的档案资料,按要求定期向档案管理部门移交归档。

(五) 各部门或单位兼职档案员档案管理职责

1、做好本部门或单位档案资料的收集、整理、分类、保管工作。 2、及时将文件材料归档,按各类档案的归档范围和归档时间,定期向档案管理部门移交。

3、积极参加公司档案管理网络组织的各项工作、学习活动。 4、严格遵守上级和公司的档案管理制度,做好保密工作。

党群工作档案管理办法

(宁****办字[1999]第132号)

第一章 总则

••••第一条 为了实现公司党群工作档案管理的科学化、规范化、标准化,根据<中华人民共和国档案法>等有关法律、法规、条例及上级有关部门的规定,按照集团公司<档案管理暂行规定>的要求,针对本公司实际情况,特制定本办法。 ••••第二条 党群工作档案是在党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青团和协会等工作中形成的有保存价值的文件、信函、电报和传真等。

••••第三条 党群工作档案管理工作的主要任务是:按照科学的原则和办法,对党群工作类文件资料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理,为公司各项工作和活动提供利用。

••••第四条 集团公司总经理办公室及有关基层单位,要按照集团公司<档案管理暂行规定>和本办法的要求,加强党群工作档案的管理,提高工作质量和管理水平,为集团公司党群工作提供支持。

••••第五条 档案工作涉及的部门、单位和人员必须认真执行公司及上级有关部门的保密规定,严格遵守机要工作的有关制度,以保证档案的机密安全。

第二章 党群工作档案的形成与归档

第六条 各部门、单位在党务、组织、宣传、•统战、纪检、工会、共青团和各专业学会、协会、其他群众团体工作中形成的有保存价值的文件材料,都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。 第七条 党群工作类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点,统一整理立卷。分类、组卷时,必须保持一个问题或一项活动的文件材料的完整、准

确、系统,即有开始、有结束、有过程、有结果。

第八条 凡是需要归档的文件材料,要做到资料齐全,核对正确,必须用蓝黑或碳素墨水缮写,字迹须清晰工整,书写材质优良,装订边(约3cm)须留出。 第九条 移交档案时,须由有关部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,档案管理部门根据移交清单逐卷核对,双方在移交清单上签字存查。 第十条 表彰类文件材料除直接针对某一产品、基建或科研项目外,为便于今后的查找利用,可按党政分开的原则,将其分别归入[党群工作类"或[行政管理类"。

第十一条 任免类文件材料按党务干部和行政干部分别归入[党群工作类"或[行政管理类"。

第十二条 对于日常工作中形成的文件材料,须在次年四月底以前全部整理完毕,立卷后与收发文本一并移交档案管理部门。

第十三条 属于临时性编制的组织机构在工作结束后,须及时将所形成的文件材料整理立卷后向档案管理部门移交。

第十四条 上级领导来公司检查工作所形成的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十五条 外出参观、考察、学习、参加会议所获得的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十六条 为了提高案卷质量,在定卷后编写目录前,档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查,符合规定的再编排页号和编写卷内目录。

第三章 党群工作档案的管理

第十七条 党群工作档案分类编号办法按集团公司<档案分类编号规则>和本办法的附件执行。

第十八条 对接收的党群工作档案,应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记,便于保管和利用。

第十九条 党群工作档案统一集中在集团公司总经理办公室档案库房和有关分公司档案库房管理。档案保管的有关要求按集团公司<档案库房管理规定>执行。

第二十条 党群工作档案的案卷质量及编目要求按集团公司<档案案卷质量及编目规定>执行。

第二十一条 对库存档案每年要进行一次清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

第二十二条 党群工作档案的统计按集团公司<档案统计工作规定>执行。

第四章 党群工作档案的鉴定、销毁、借阅与保密

第二十三条 党群工作档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。具体操作办法按集团公司<档案鉴定和销毁工作规定>执行。

第二十四条 档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。档案的借阅按集团公司<档案借阅工作规定>执行。

第二十五条 集团公司党群工作档案的密级划分为机密、一般两类。经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案,其它不属机密的档案为一般档案,对外按内部文件处理。

第五章 附则

第二十六条 本办法如有与上级有关规定相抵触之处,按上级有关规定执行。

第二十七条 本办法自发布之日起执行。

附件:党群工作档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

附件 党群工作档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

表一

行政管理档案管理办法

(宁****办字[2000]第2号)

第一章 总则

••••第一条 为了实现公司行政管理档案管理的科学化、规范化、标准化,根据<中华人民共和国档案法>等有关法律、法规、条例及上级有关部门的规定,按照国家标准<文书档案案卷格式>(gb9705-88,原国家技术监督局1988年9月5日发布,1989年3月1日实施)和集团公司<档案管理暂行规定>的要求,针对本公司实际情况,特制定本办法。

••••第二条 行政管理档案是集团公司及所属各单位在行政事务、文秘、治安保卫、法律事务、监察、审计、干部人事、劳动工资、教育培训、医疗卫生、后勤福利、外事等工作中形成的有保存价值的文件、信函、电报和传真等。 ••••第三条 行政管理档案管理工作的主要任务是:按照科学的原则和办法,对行政管理类文件资料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理,为公司各项工作和活动提供利用。

••••第四条 集团公司总经理办公室及有关基层单位,要按照集团公司<档案管理暂行规定>和本办法的要求,加强行政管理档案的管理,提高工作质量和管理水平,为集团公司的决策与管理提供支持。

••••第五条 档案工作涉及的部门、单位和人员必须认真执行公司及上级有关部门的保密规定,严格遵守机要工作的有关制度,以保证档案的机密安全。

第二章 行政管理档案的形成与归档

第六条 各部门、单位在行政事务、文秘、治安保卫、法律事务、监察、审计、干部人事、劳动工资、教育培训、医疗卫生、后勤福利、外事工作中形成的

有保存价值的文件材料,都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。

第七条 行政管理类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点,统一整理立卷。分类、组卷时,必须保持一个问题或一项活动的文件材料的完整、准确、系统,即有开始、有结束、有过程、有结果。

第八条 凡是需要归档的文件材料,要做到资料齐全,核对正确,必须用蓝黑或碳素墨水缮写,字迹须清晰工整,书写材质优良,装订边(约3cm)须留出。 第九条 移交档案时,须由有关部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,档案管理部门根据移交清单逐卷核对,双方在移交清单上签字存查。 第十条 非专业职能工作(即不是直接针对某一产品、基建或科研项目的工作)表彰类文件材料,为便于今后的查找利用,可按党政分开的原则,将其分别归入[行政管理类"或[党群工作类"。行政管理类的表彰性文件材料归入[行政管理类"二级类目[行政事务"中。

第十一条 任免类文件材料按党务干部和行政干部分别归入[行政管理类"或[党群工作类"。行政干部的任免文件材料归入[行政管理类"二级类目[干部人事"中。

第十二条 凡涉及企业权益方面的文件材料(如营业执照、生产或经营许可证、产权证书、注册商标等),为便于保管和查找利用,统一归入[行政管理类"二级类目[行政事务"中。这类档案应先归档,然后由相关部门办理借用手续,以方便日常工作。这类档案应由相关部门兼职档案员负责管理,档案管理部门要经常进行检查和监督。

第十三条 对于日常工作中形成的文件材料,须在次年四月底以前全部整理完毕,立卷后与收发文本一并移交档案管理部门。

第十四条 属于临时性编制的组织机构在工作结束后,须及时将所形成的文件材料整理立卷后向档案管理部门移交。

第十五条 上级领导来公司检查工作所形成的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十六条 外出参观、考察、学习、参加会议所获得的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十七条 为了提高案卷质量,在定卷后编写目录前,档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查,符合规定的再编排页号和编写卷内目录。

第三章 行政管理档案的管理

第十八条 行政管理档案分类编号办法按集团公司<档案分类编号规则>和本办法的附件执行。

第十九条 对接收的行政管理档案,应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记,便于保管和利用。

第二十条 行政管理档案统一集中在集团公司总经理办公室档案库房和有关分公司档案库房管理。档案保管的有关要求按集团公司<档案库房管理规定>执行。

第二十一条 行政管理档案的案卷质量及编目要求按集团公司<档案案卷质量及编目规定>执行。

第二十二条 对库存档案每年要进行一次清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

第二十三条 行政管理档案的统计按集团公司<档案统计工作规定>执行。

第四章 行政管理档案的鉴定、销毁、借阅与保密

第二十四条 行政管理档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。具体操作办法按集团公司<档案鉴定和销毁工作规定>执行。

第二十五条 档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。档案的借阅按集团公司<档案借阅工作规定>执行。

第二十六条 集团公司行政管理档案的密级划分为机密、一般两类。经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案,其它不属机密的档案为一般档案,对外按内部文件处理。

第五章 附则

第二十七条 本办法如有与上级有关规定相抵触之处,按上级有关规定执行。

第二十八条 本办法委托总经理办公室进行解释。 第二十九条 本办法自发布之日起执行。

附件:行政管理档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

附件 行政管理档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

经营管理档案管理办法

(宁****办字[2000]第3号)

第一章 总则

••••第一条 为了实现公司经营管理档案管理的科学化、规范化、标准化,根据<中华人民共和国档案法>等有关法律、法规、条例及上级有关部门的规定,按照国家标准<文书档案案卷格式>(gb9705-88,原国家技术监督局1988年9月5日发布,1989年3月1日实施)和集团公司<档案管理暂行规定>的要求,针对本公司实际情况,特制定本办法。

••••第二条 经营管理档案是集团公司及所属各单位在经营决策、计划、统计、财务管理、企业管理、投资开发、房产管理、外经外贸、证券事务、物资管理、市场营销等工作中形成的有保存价值的各种文件、记录、信函、电报和传真等。 ••••第三条 经营管理档案管理工作的主要任务是:按照科学的原则和办法,对经营管理类文件资料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理,为公司生产经营和其它各项活动提供利用。

第四条 经营管理类档案的积累工作由文件形成部门和单位负责,有关部门和单位要确保文件内容的完整和准确,档案管理部门负责监督、检查和指导。 ••••第五条 集团公司总经理办公室及有关基层单位,要按照集团公司<档案管理暂行规定>和本办法的要求,加强经营管理档案的管理,提高工作质量和管理水平,为集团公司的改革与发展提供支持。

••••第六条 档案工作涉及的部门、单位和人员必须认真执行公司及上级有关部门的保密规定,严格遵守机要工作的有关制度,以保证档案的机密安全。

第二章 经营管理档案的形成与归档

第七条 各部门、单位在经营决策、计划、统计、财务管理、企业管理、投资开发、房产管理、外经外贸、证券事务、物资管理、市场营销工作中形成的有

保存价值的文件材料,都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。

第八条 经营管理类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点,统一整理立卷。分类、组卷时,必须保持一个问题或一项活动的文件材料的完整、准确、系统,即有开始、有结束、有过程、有结果。

第九条 凡是需要归档的文件材料,要做到资料齐全,核对正确,必须用蓝黑或碳素墨水缮写,字迹须清晰工整,书写材质优良,装订边(约3cm)须留出。 第十条 移交档案时,须由有关部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,档案管理部门根据移交清单逐卷核对,双方在移交清单上签字存查。 第十一条 合同和协议在有效期内,可存放于各归口管理部门。合同期满后,应立即归档。

第十二条 为便于保管和查找利用,企业的营业执照、各类生产或经营许可证、资格证等统一归入[行政管理类"二级类目[行政事务"中,不归入[经营管理类"。

第十三条 鉴于集团公司档案一级类目中没有[产品类",涉及产品的有关文件资料统一归入[经营管理类"的二级类目[市场营销"中。

第十四条 对于日常工作中形成的文件材料,除有特别规定的以外,须在次年四月底以前全部整理完毕,立卷后与收发文本一并移交档案管理部门。 第十五条 属于临时性编制的组织机构在工作结束后,须及时将所形成的文件材料整理立卷后向档案管理部门移交。

第十六条 上级领导来公司检查工作所形成的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十七条 外出参观、考察、学习、参加会议所获得的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十八条 为了提高案卷质量,在定卷后编写目录前,档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查,符合规定的再编排页号和编写卷内目录。

第三章 经营管理档案的管理

第十九条 行政管理档案分类编号办法按集团公司<档案分类编号规则>和本办法的附件执行。

第二十条 对接收的经营管理档案,应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记,便于保管和利用。

第二十一条 经营管理档案统一集中在集团公司总经理办公室档案库房和有关分公司档案库房管理。档案保管的有关要求按集团公司<档案库房管理规定>执行。

第二十二条 经营管理档案的案卷质量及编目要求按集团公司<档案案卷质量及编目规定>执行。

第二十三条 对库存档案每年要进行一次清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

第二十四条 经营管理档案的统计按集团公司<档案统计工作规定>执行。

第四章 经营管理档案的鉴定、销毁、借阅与保密

第二十五条 经营管理档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。具体操作办法按集团公司<档案鉴定和销毁工作规定>执行。

第二十六条 档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。档案的借阅按集团公司<档案借阅工作规定>执行。

第二十七条 集团公司经营管理档案的密级划分为机密、一般两类。经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案,其它不属机密的档案为一般档案,对外按内部文件处理。

第五章 附则

第二十八条 本办法如有与上级有关规定相抵触之处,按上级有关规定执

行。

第二十九条 本办法委托总经理办公室进行解释。 第三十条 本办法自发布之日起执行。

附件:经营管理档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

附件 经营管理档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

表二

表三

生产技术管理档案管理办法

(2002年修订本,宁****办字[2002]18号)

第一章 总则

第一条 为了加强对公司生产技术管理类档案的管理,根据<中华人民共和国档案法>、国家档案局等部门发布的<科学技术工作档案条例>等有关法律、法规、条例及上级有关部门的规定,按照集团公司<档案管理暂行规定>的要求,针对本公司实际情况,特制定本办法。

第二条 生产技术管理类档案主要指在生产技术管理工作中形成的,关于生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、基建管理、设备管理、标准化工作和档案信息管理等方面的,有保存价值的文件材料。

第三条 生产技术管理档案管理工作的主要任务是:按照科学的原则和办法,对生产技术管理类档案材料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理,达到完整、准确、系统、安全的要求,为公司各项工作提供利用。

第四条 集团公司总经理办公室及有关基层单位,要按照集团公司<档案管理暂行规定>和本办法的要求,建立、健全档案工作秩序,加强科学管理,提高生产技术管理档案的工作质量,为集团公司不断提高管理水平提供支持。

第二章 生产技术管理档案的形成与归档

第五条 各部门、单位生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、基建管理、设备管理、标准化工作和档案信息管理等方面形成的有保存价值的文件材料,都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。

第六条 生产技术管理类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点,

统一整理立卷。

第七条 凡是需要归档的文件材料,要做到资料齐全,核对正确,必须用蓝黑或碳素墨水缮写,字迹须清晰工整,书写材质优良,装订边(约3cm)须留出。 第八条 移交档案时,须由移交部门填写档案移交清单,一式两份,注明归档日期、保管期限。档案管理部门应根据移交清单逐卷核对,确保无误后由移交人和接收人签名,移交部门和档案管理部门各保存一份。

第九条 对于日常工作中形成的文件材料,须在次年四月底以前全部整理完毕,立卷后与收发文本一并移交档案管理部门。 第十条 质量管理工作方面的文件和记录的归档

(一) 质量管理部门应根据本办法,在每年4月底以前,将上年度质量管理手册、程序文件(汇编)、作业性文件和属于质量管理方面的外来文,整理、备份后移交档案管理部门立卷归档。

(二) 凡移交到档案管理部门归档的质量管理手册、程序文件(汇编)和作业性文件,应包括上一年度的各个版本。如果上一年度的质量管理手册、程序文件(汇编)和作业性文件没有换版,而发生换页,应比照新版归档,并在<档案移交清单>上注明换页情况。作为反映公司质量管理工作历史面貌的一部分,归档后的质量管理文件作为档案资料,按照上级和公司档案管理的有关规定实施管理,不得进行更改,因此不再列入质量体系文件的受控范围,且不需加盖[失效"章。 (三) 对于质量记录,质量管理部门应根据<质量记录一览表>中注明的归档范围,在每年4月底以前,将上一年度超过部门保存期的应归档的质量记录整理立卷后移交档案管理部门归档。部门保存期按年度计算,即从质量记录形成之日算起,至当年12月31日为一个年度。

第十一条 企业管理标准、定额在批准贯彻的同时归档,每修订一次,补充归档一次。

第十二条 属于临时性编制的组织机构在工作结束后,须及时将所形成的文件材料整理立卷后向档案管理部门移交。

第十三条 上级领导来公司检查工作所形成的文件材料,应及时整理立卷、

归档。

第十四条 外出参观、考察、学习、参加会议所获得的文件材料,应及时整理立卷、归档。

第十五条 为了提高案卷质量,在定卷后编写目录前,档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查,符合规定的再编排页号和编写卷内目录。

第三章 生产技术管理档案的管理

第十六条 生产技术管理档案分类编号办法按集团公司<档案分类编号规则>和本办法的附件执行。

第十七条 对接收的生产技术管理档案,应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记,便于保管和利用。

第十八条 生产技术管理档案归档后,不得进行更改。

第十九条 生产技术管理档案统一集中在集团公司总经理办公室档案库房和有关分公司档案库房管理。档案保管的有关要求按集团公司<档案库房管理暂行规定>执行。

第二十条 生产技术管理档案的案卷质量及编目要求按集团公司<档案案卷质量及编目暂行规定>执行。

第二十一条 对库存档案每年要进行一次清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

第二十二条 生产技术管理档案的统计按集团公司<档案统计工作暂行规定>执行。

第四章 生产技术管理档案的鉴定、销毁、借阅与保密

第二十三条 生产技术管理档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。具体操作办法按集团公司<档

案鉴定和销毁暂行规定>执行。

第二十四条 档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。档案的查阅借阅按集团公司<档案查阅借阅暂行规定>执行。

第二十五条 集团公司生产技术管理档案的密级划分为机密、一般两类。经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案,其它不属机密的档案为一般档案,对外按内部文件处理。生产技术管理档案的保密工作按<档案资料保密暂行规定>执行。

第五章 附则

第二十六条 本办法如有与上级有关规定相抵触之处,按上级有关规定执行。

第二十七条 本办法自发布之日起执行。

附件:生产技术管理档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

附件 生产技术管理档案文件材料的归档范围、档案分类

和保管期限表

基本建设档案管理办法

(宁****办字[2000]第5号)

第一章 总则

••••第一条 为了实现公司基本建设档案管理的科学化、规范化、标准化,根据<中华人民共和国档案法>等有关法律、法规、条例及国家档案局、原国家计委颁布的<基本建设项目档案资料管理暂行规定>等上级有关部门的规定,按照集团公司<档案管理暂行规定>的要求,针对本公司实际情况,特制定本办法。 ••••第二条 基本建设档案是集团公司及所属各单位在基本建设方面,从基建项目的酝酿、决策、勘察设计、建设到建成投用的全过程中形成的,有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、信函、电报和传真等,包括:一、项目依据性文件,如基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等文件资料;二、勘察设计基础材料;三、工程施工文件;四、竣工验收文件。

••••第三条 基本建设档案管理工作的主要任务是:按照科学的原则和办法,对基本建设类文件资料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理,为公司基本建设、工程改扩建及其它工作和活动提供利用。

••••第四条 集团公司总经理办公室及有关基层单位,要按照集团公司<档案管理暂行规定>和本办法的要求,加强基本建设档案的管理,提高工作质量和管理水平,为集团公司的决策与管理提供支持。

••••第五条 档案工作涉及的部门、单位和人员必须认真执行公司及上级有关部门的保密规定,严格遵守机要工作的有关制度,以保证档案的机密安全。

第二章 基本建设档案的形成与归档

第六条 各部门、单位和项目建设指挥机构在基本建设工作中形成的有保存

价值的文件材料,都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。

第七条 基本建设类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点,统一整理立卷。分类、组卷时,必须保持一个类别、区域、项目或阶段的文件材料的完整、准确、系统,真实地反映工程项目建设各项活动的真实内容和历史过程。 第八条 凡是需要归档的文件材料,要做到资料齐全,核对正确。文字性材料必须用蓝黑或碳素墨水缮写,字迹须清晰工整,书写材质优良,装订边(约3cm)须留出。归档的图纸要字迹工整、图样清晰、签章完整、规范统一,不得用铅笔和其它易褪色的书写材料书写、绘制。归档图纸图标中的工程名称、图号等必须按规定填写。

第九条 移交档案时,须由有关部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,档案管理部门根据移交清单逐卷核对,双方在移交清单上签字存查。 第十条 有关基本建设管理方面的计划、总结及其它综合性文件归入[生产技术管理类"二级类目[基建管理"中。

第十一条 有关基本建设方面的声像光磁材料归入[声像光磁类"档案中。 第十二条 基本建设档案的积累和管理要与项目建设进程同步。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作;项目竣工验收后,完成文件材料的归档和验收工作。

第十三条 工程部或房产公司对基建项目的档案资料的完整与安全负责。要指定专人专职或兼职负责档案的收集和管理工作。项目建成投用后应及时将属于归档范围的文件材料整理后移交给公司总经理办公室。工程部或房产公司要积极与工程承包、勘察设计、施工单位进行协调,督促其将属于建设单位归档范围的档案资料向公司总经理办公室移交。

第十四条 竣工图是基建工程的实际反映,是基建工程的重要档案。工程部和房产公司要根据国家对编制竣工图的要求,对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定。施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并应承担相应责任。

第十五条 基建项目立项后,要根据基建项目的规模和建设过程应产生的文件材料规定详细的归档范围和内容,以确保归档文件材料的完整性。

第十六条 基建项目的初步验收和竣工验收必须有档案管理部门参加。根据法律和有关部门的规定,未经档案管理部门验收或档案验收不合格的项目不得进行项目竣工验收。

第十七条 对于购进、受赠、无偿划入的建、构筑物,有关单位和部门应与原属单位协商,索取必要的档案材料。

第十八条 为了提高案卷质量,在定卷后编写目录前,档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查,符合规定的再编排页号和编写卷内目录。

第三章 基本建设档案的管理

第十九条 基本建设档案分类编号办法按集团公司<档案分类编号规则>和本办法的附件执行。

第二十条 对接收的基本建设档案,应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记,便于保管和利用。

第二十一条 基本建设档案统一集中在房产公司和有关分公司档案库房管理。档案保管的有关要求按集团公司<档案库房管理规定>执行。

第二十二条 长期保管的基本建设档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第二十三条 基本建设档案的案卷质量及编目要求按集团公司<档案案卷质量及编目规定>执行。

第二十四条 对库存档案每年要进行一次清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

第二十五条 基本建设档案的统计按集团公司<档案统计工作规定>执行。

第四章 基本建设档案的鉴定、销毁、借阅与保密

第二十六条 基本建设档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。具体操作办法按集团公司<档案鉴定和销毁工作规定>执行。

第二十七条 档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。档案的借阅按集团公司<档案借阅工作规定>执行。

第二十八条 集团公司基本建设档案的密级划分为机密、一般两类。经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案,其它不属机密的档案为一般档案,对外按内部文件处理。

第五章 附则

第二十九条 本办法如有与上级有关规定相抵触之处,按上级有关规定执行。

第三十条 本办法委托总经理办公室进行解释。 第三十一条 本办法自发布之日起执行。

附件:基本建设档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

附件 基本建设档案文件材料的归档范围、档案分类和保管期限表

表二

表三

设备仪器档案管理办法

(宁****办字[2000]第6号)

第一章 总则

••••第一条 为了实现公司设备仪器档案管理的科学化、规范化、标准化,根据<中华人民共和国档案法>等有关法律、法规及国家档案局等部门发布的<科学技术档案工作条例>等上级有关部门的规定,按照集团公司<档案管理暂行规定>的要求,针对本公司实际情况,特制定本办法。

••••第二条 设备仪器档案是集团公司在设备仪器采购、使用和报废方面,从申请、批复、招标、签订合同、采购、开箱检验、安装调试、运行使用、维修保养到报废等全过程各项活动中形成的,有保存价值的文字材料、图纸、图表、信函、电报和传真等。

••••第三条 设备仪器档案管理工作的主要任务是:按照科学的原则和办法,对设备仪器类文件资料进行收集、整理、保管、鉴定和统一管理,为公司生产经营工作和活动提供利用。

••••第四条 集团公司总经理办公室及设备归口管理部门,要按照集团公司<档案管理暂行规定>和本办法的要求,加强设备仪器档案的管理,提高工作质量和管理水平,为集团公司的决策与管理提供支持。

••••第五条 档案工作涉及的部门、单位和人员必须认真执行公司及上级有关部门的保密规定,严格遵守机要工作的有关制度,以保证档案的机密安全。

第二章 设备仪器档案的形成与归档

第六条 集团公司在设备仪器方面形成的有保存价值的文件材料,都应由有关人员按照本办法附件所列的归档范围和分类办法收集齐全、整理立卷。

第七条 设备仪器类文件材料一般应按照其内容的联系和形成的特点,统一整理立卷。分类、组卷时,必须保持一个类型、台号的文件材料的完整、准确、系统。

第八条 凡是需要归档的文件材料,要做到资料齐全,核对正确。文字性材料必须用蓝黑或碳素墨水缮写,字迹须清晰工整,书写材质优良,装订边(约3cm)须留出。归档的图纸要字迹工整、图样清晰、签章完整、规范统一,不得用铅笔和其它易褪色的书写材料书写、绘制。归档图纸图标中的设备名称、图号等必须按规定填写。

第九条 移交档案时,须由有关部门、单位兼职档案员填写移交清单一式两份,档案管理部门根据移交清单逐卷核对,双方在移交清单上签字存查。 第十条 有关设备仪器管理方面的计划、总结及其它综合性文件归入[生产技术管理类"二级类目[设备管理"中。

第十一条 有关设备仪器方面的声像光磁材料归入[声像光磁类"档案中。 第十二条 档案管理部门应参加设备仪器的开箱验收,接收应归档的随机资料。

第十三条 设备安装调试结束后,应立即将其在各阶段活动中形成的技术文件资料归档。

第十四条 对于受赠、无偿划入的设备仪器,有关单位和部门应协助总经理办公室与原属单位协商,索取必要的档案材料。

第十五条 公司技改项目所形成的文件材料,涉及设备或装置的以及在安装调试过程中形成的文件材料归入设备仪器类。

第十六条 为了提高案卷质量,在定卷后编写目录前,档案管理部门要协助立卷人员对案卷质量进行检查,符合规定的再编排页号和编写卷内目录。

第三章 设备仪器档案的管理

第十七条 设备仪器档案分类编号办法按集团公司<档案分类编号规则>和

本办法的附件执行。

第十八条 对接收的设备仪器档案,应及时进行必要的加工整理、分类、编目和登记,便于保管和利用。

第十九条 设备仪器档案统一集中公司档案库房管理。档案保管的有关要求按集团公司<档案库房管理规定>执行。

第二十条 设备仪器档案资料实际保管期限不得短于设备仪器的实际使用寿命。

第二十一条 设备仪器档案的案卷质量及编目要求按集团公司<档案案卷质量及编目规定>执行。

第二十二条 对库存档案每年要进行一次清理核对工作,做到帐、物、卡相符,对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。

第二十三条 设备仪器档案的统计按集团公司<档案统计工作规定>执行。

第四章 设备仪器档案的鉴定、销毁、借阅与保密

第二十四条 设备仪器档案的鉴定工作与公司各类档案的鉴定工作同时进行。对确已失去保存价值的档案可剔出销毁。具体操作办法按集团公司<档案鉴定和销毁工作规定>执行。

第二十五条 档案管理人员要编制多种检索工具以方便查找利用。档案的借阅按集团公司<档案借阅工作规定>执行。原则上设备仪器的随机资料限于直接使用其设备的人员借阅。

第二十六条 集团公司设备仪器档案的密级划分为机密、一般两类。经上级批准或原供单位指定为机密情报的档案为机密档案,其它不属机密的档案为一般档案,对外按内部文件处理。

第五章 附则

第二十七条 本办法如有与上级有关规定相抵触之处,按上级有关规定执行。

第二十八条 本办法委托总经理办公室进行解释。

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